Steuererklärung für Vereine | Schillings + Reichhardt

Viele Vereine sind steuerlich begünstigt — trotzdem bestehen natürlich Melde- und Erklärungspflichten, die selbstverständlich bindend sind. Wer sie kennt und rechtzeitig handelt, vermeidet Nachforderungen, Zinsen und im schlimmsten Fall den Entzug der Gemeinnützigkeit.

Im letzten Teil unserer Beitragsreihe befasse ich mich daher mit dem Thema Steuererklärung für Vereine und erkläre praxisnah, wer was melden muss, welche Fristen gelten und welche Besonderheiten für gemeinnützige Vereine wichtig sind.

Über die Autorin

Mein Name ist Katrin Schillings. Seit dem Jahr 2019 bin ich Steuerberaterin und Geschäftsführerin unserer Steuerkanzlei der Schillings & Reichhardt PartGmbB. Neben meiner Begeisterung für das Steuerrecht bin ich seit meiner Jugend begeistertes Vereinsmitglied in verschiedenen Vereinen. Seit vielen Jahren übe ich in mehreren Vereinen/Stiftungen eine Tätigkeit im Vorstand aus.

Mein Tätigkeitsbereich liegt hier in der Verwaltung und Beratung der Finanzen der Vereine, sowie mein Schwerpunkt als 1. Vorsitzende der Turngemeinde Neuss e.V.

Meine Leidenschaft für die Themen Steuerrecht und Vereinswesen und die langjährige Erfahrung haben dazu geführt, dass das Vereinssteuerrecht zu einer meiner Spezialgebiete gehört.

In meinen Blogbeiträgen teile ich mein Wissen sehr gerne mit Ihnen. Als Steuerberaterin unterstütze ich Vereine dabei, steuerlich optimal aufgestellt zu sein.

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Welche Steuererklärungen können für Vereine relevant sein?

Je nach Vereinsgröße, Zweck und Tätigkeitsbereichen können sehr unterschiedliche Steuererklärungen für Vereine relevant sein. Während der kleine Chorverein e.V. vielleicht gar keine Steuererklärung abgeben muss, wird die vereinsgetragene Kindertagesstätte in beinahe allen Bereichen relevante Steuervorkommnisse aufweisen und meldepflichtig sein.

Die verschiedenen Steuererklärungen sind

Körperschaftsteuererklärung (KSt) — für juristische Personen (auch Vereine).
Gewerbesteuererklärung (GewSt) — wenn ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb vorliegt.
Umsatzsteuererklärung (USt) + ggf. Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA) — für umsatzsteuerpflichtige Umsätze.
Lohnsteueranmeldungen/Lohnsteuerjahresmeldung — wenn der Verein Arbeitnehmer beschäftigt.
Erklärung zur Gemeinnützigkeit/Feststellungs- oder Freistellungsbescheide (pragmatisch: Nachweis der tatsächlichen Tätigkeit alle paar Jahre).

(Quelle: https://www.vereinswelt.de/finanzen/steuern/verein-steuererklaerung-abgeben/ )

Welche Vereine müssen überhaupt eine Steuererklärung abgeben?

Jeder Verein ist grundsätzlich „meldepflichtig“ — also das Finanzamt muss über Einkünfte und Tätigkeiten informiert werden. Allerdings müssen gemeinnützige Vereine nicht unbedingt jährlich Erklärungen abgeben.

Das Finanzamt kann sie nach eigenem Ermessen im Rahmen der Prüfungszeiträume nur alle paar Jahre zur Abgabe auffordern.

Entscheidend für die Festlegung der Zeiträume sind die Vereinseinnahmen. Erwirtschaftet der Verein aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb relevante Bruttoeinnahmen – z.B. durch Verkauf, Gastronomie, Sponsoring etc.), die die Freigrenze von 45.000 € überschreiten, wird jährlich geprüft. Außerdem können Körperschaft- und Gewerbesteuer anfallen, z. B. mit einem Freibetrag auf den Gewinn von 5.000 €.

Viele kleinere Vereine sind hiervon nicht betroffen, wenn keine oder nur geringe Einnahmen aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb anfallen.

Praxistipp: Warten Sie, bis das Finanzamt auffordert. Keine „freiwilligen“ Erklärungen einreichen, wenn keine Pflicht besteht.

Trotzdem Belege sammeln und Buchführung ordentlich führen, damit bei Nachfragen alles belegt werden kann.

„Kleine Vereine“ und die Steuerpflicht

Viele kleine Vereine nehmen praktisch nur Mitgliedsbeiträge ein und führen keine großen Veranstaltungen durch.

Dennoch ist ein eingetragener Verein eine juristische Person und damit grundsätzlich steuerpflichtig.

Das heißt: Jeder Verein „fällt ins System“ von Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuer.

ABER: Bei kleinen Vereinen mit wenig Einnahmen fallen keine Ertragssteuern an.

Ein kleiner Verein mit ca. 40 Mitgliedern,

der nur Mitgliedsbeiträge einnimmt,
evtl. kleine Spenden erhält und
keine nennenswerten Einnahmen aus wirtschaftlichen Tätigkeiten hat,

muss daher in der Regel keine jährliche Steuererklärung abgeben.

Er wird aber vom Finanzamt in regelmäßigen Abständen (meist alle 3 Jahre) aufgefordert, eine Körperschaftsteuererklärung inkl. Tätigkeitsbericht einzureichen, um die Gemeinnützigkeit bestätigen zu lassen.

Welche Fristen Sie unbedingt kennen sollten

Befassen wir uns nun mit ein paar allgemeinen Fristen, die auch bei der Steuererklärung für Vereine bindend sein können.

Standardfristen für Steuererklärungen – z. B. Körperschaftsteuer

In der Regel müssen Steuererklärungen bis zum 31. Juli des Folgejahres eingereicht werden. Wenn ein Steuerberater beauftragt ist, verlängert sich die Frist — typischerweise bis Ende Februar des übernächsten Jahres, wobei bundeslandspezifische Regelungen möglich sind.

Diese Fristen können von Jahr zu Jahr angepasst werden, daher sollten aktuelle Mitteilungen des zuständigen Finanzamts stets beachtet werden. Aktuelle Informationen für NRW finden sich beispielsweise hier: https://www.finanzamt.nrw.de/steuerinfos/weitere-themen/steuererklaerung/abgabepflichten-und-fristen

Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA)

Das zuständige Finanzamt legt mit dem Vorjahresbescheid fest, ob Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich, vierteljährlich oder jährlich eingereicht werden müssen. Dies ist abhängig vom erzielten Umsatz bzw. Vorjahresumsatz. Bei hohen Umsätzen ist in aller Regel eine monatliche Voranmeldung fällig.

Praxisbeispiel: Umsatzsteuer vereinsgeführte Kita „Sonnenkinder e.V.“

Der als gemeinnützig anerkannte Verein „Sonnenkinder e.V.“ betreibt eine Kindertagesstätte. Die Einnahmen setzen sich wie folgt zusammen:

Elternbeiträge: Diese sind in der Regel umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 23 UStG: Bildungs- und Erziehungsleistungen).
Zuschüsse: Gelder aus der öffentlichen Hand zum Betrieb der KITA oder als einmalige Zuschüsse z.B. für ein Kita-Fest oder einen Wochenendausflug.
Essensgeld von Eltern: Umsatzsteuerpflichtig (19 %), da keine Steuerbefreiung greift.
Nebenleistungen: z. B. Vermietung des Turnraums an einen örtlichen Sportverein am Abend und den Wochenenden (steuerpflichtig regelmäßig 19 %, evtl. 7 % je nach Nutzung).

Da die Kita neben Elternbeiträgen und steuerfreien Zuschüssen auch steuerpflichtige Umsätze erzielt und der Jahresumsatz aus diesen Leistungen im Vorjahr über 25.000 € lag, kann die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) nicht angewendet werden. Deshalb muss der Verein monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.

Nehmen wir das Thema „Steuerliche Behandlung von Zuschüssen“ einmal etwas genauer unter die Lupe. Je nach Art und Umfang der Zuschüsse, greifen hier unterschiedliche Steuerpflichten:

a) Ertragsteuer (KSt, GewSt)

Öffentliche Zuschüsse (z. B. von Kommune, Land, Bund oder EU) gehören in der Regel zum ideellen Bereich.
Das bedeutet: keine Körperschaftsteuer oder Gewerbesteuer, solange die Mittel für den satzungsmäßigen Zweck verwendet werden.

Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)

Vereine mit geringen Umsätzen können von der Umsatzsteuerpflicht befreit sein, verlieren aber auch den Vorsteuerabzug.

Das ist oft praktisch für kleinere Ortsvereine.

Aktuelle Grenzen (Stand 10/2025):

Vorjahr unter 25.000 €

laufendes Jahr < 100.000 € ab dem Überschreiten von 100.000,- unterjähriger Wechsel zur Steuerpflicht

b) Umsatzsteuer (USt)

Bei einer Steuererklärung für Vereine muss man genau unterscheiden:

Echte Zuschüsse (steuerfrei):

Der Kita-Verein bekommt Geld, ohne eine konkrete Gegenleistung zu erbringen.
Beispiel: Die Stadt zahlt 20.000 €, damit die Kita die Betreuungskosten für einkommensschwache Familien abfedern kann.
Dieser Zuschuss gilt nicht als steuerbarer Umsatz, es wird also keine Umsatzsteuer fällig.

Unechte Zuschüsse (steuerpflichtig):

Der Kita-Verein erhält Geld, weil er eine konkrete Leistung erbringt.
Beispiel: Die Stadt zahlt einen Sonderzuschuss in Höhe von 5.000 €, damit die Kita ein Kinderfest organisiert und die Stadt als Sponsor sichtbar macht.
Dieser Zuschuss ist eine Leistung gegen Entgelt und somit umsatzsteuerpflichtig.

Weitere Beispiele für echte umsatzsteuerfreie Zuschüsse sind

Betriebskostenzuschüsse von der Kommune für den laufenden Kita-Betrieb,
Projektförderung wie „Sprachförderung“ mit klar definierten Maßnahmen und
Investitionszuschüsse z. B. für die Modernisierung oder die Renovierung des Turnraums.

Praxiseinschätzung

Für Vereine ist es oftmals wichtig, Zuwendungsbescheide genau zu prüfen, um eine eventuelle Umsatzsteuerpflicht korrekt einzuschätzen. Prüfen Sie also regelmäßig, welche Einnahmen steuerfrei und welche steuerpflichtig sind. Besonders relevant: Ändert sich durch „unechte“ Zuschüsse mein Status und habe ich eine Einnahmengrenze überschritten? Werde ich durch die Höhe des Zuschusses verpflichtet, eine Steuererklärung abzugeben?

Extra-Tipp: Nutzen Sie als größerer Verein unbedingt die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs: Gerade bei größeren Investitionen (z. B. Küchenumbau, Renovierung etc.) kann es vorteilhaft sein, Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen geltend zu machen.

Besondere Regeln für gemeinnützige Vereine

Wie zu Beginn unserer Blogreihe beschrieben, genießen viele gemeinnützige Vereine verschiedene Vorteile. Insbesondere kleinere Vereine ohne signifikante Einnahmen profitieren von weitgehenden Befreiungen, die es ihnen ermöglichen, auch ohne steuerliche Beratung korrekt zu agieren:

Prüfungszeiträume und Freistellungsbescheid
Gemeinnützige Vereine bekommen in der Regel einen Freistellungsbescheid. Das Finanzamt prüft auf Antrag (z. B. bei Vereinsgründung) die tatsächliche Geschäftsführung. Erst dann bescheinigt es dem Verein die Verfolgung „ausschließlich und unmittelbar gemeinnütziger Zwecke“ in Form eines Freistellungsbescheids. Der regelmäßige Prüfzeitraum beträgt häufig 3 Jahre. Werden die Anforderungen eingehalten, wird der Freistellungsbescheid verlängert.

Zweckbetrieb vs. wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
Umsätze aus dem Zweckbetrieb sind häufig steuerfrei oder steuerbegünstigt. Umsätze aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb sind regelmäßig steuerpflichtig und können die Pflicht zur jährlichen Steuererklärung auslösen. Daher ist es wichtig, die Tätigkeitsarten sauber getrennt zu halten.

Gewinnermittlung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) vs. Bilanz
Wie bei kleineren Unternehmen ist für die meisten kleineren Vereine die Anfertigung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ausreichend. In der EÜR erfassen Sie via Formular eine einfache Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben. Das Formular wird beispielsweise über Elster (https://www.elster.de/eportal/formulare-leistungen/alleformulare/euer) zur Verfügung gestellt.

Bilanz
Eine Bilanz wird nur bei größeren Wirtschaftsbetrieben erstellt, z. B. wenn diese buchführungspflichtig sind, weil die Einnahmen aus dem Geschäftsbetrieb erheblich sind.
Die Finanzämter akzeptieren meistens die EÜR, sofern die Darstellung vollständig und nachvollziehbar ist.

Rücklagenbildung & Mittelverwendung
Hier haben besonders finanzstarke Vereine gute Möglichkeiten, steuerliche Vorteile geltend zu machen. Im Grundsatz gilt: Mittel müssen zeitnah für den Satzungszweck verwendet werden (§ 55 AO). Aber es gelten Ausnahmen:

Freie Rücklagen:10 % der jährlichen Einnahmen oder ein Drittel des Überschusses dürfen zurückgelegt werden.
Zweckgebundene Rücklagen: dürfen gebildet werden, wenn der Verein konkrete Vorhaben verfolgt, die nicht sofort, sondern erst in den kommenden Jahren finanziert werden können. Beispiele sind:
- Neubau oder Sanierung eines Vereinsheims
- Anschaffung eines Vereinsbusses
- größere Sportgeräte oder Musikinstrumente
- Renovierung einer KiTa-Küche
- etc.

Vorteil: Zweckgebunden darf so viel zurückgelegt werden, wie für das konkrete Vorhaben erforderlich ist. Es gibt also keine feste Obergrenze (anders als bei freien Rücklagen). Rücklagen müssen innerhalb eines angemessenen Zeitraums verwendet werden. Die Finanzverwaltung akzeptiert in der Regel 2–3 Jahre für kleinere Investitionen und bis zu 6 Jahre bei großen Bauvorhaben.

Bei Projekten mit längerer Laufzeit (z. B. Grundstückskauf oder Kita-Neubau) sind auch mehr als 6 Jahre möglich, wenn dies plausibel belegt wird.

Vereine können so größere Investitionen ansparen, ohne ihre Gemeinnützigkeit zu gefährden. Bei diesem Thema empfehlen wir auf jeden Fall die Beauftragung eines Steuerexperten, der sich mit Vereinssteuerrecht gut auskennt.

Erleichterungen bei Spenden und Erbschaften

Vereine können, wie zuvor erwähnt, Spenden in beliebiger Höhe annehmen. Diese bleiben stets steuerfrei. Spenden können einen bedeutenden Unterschied ausmachen und den gemeinnützigen Verein enorm stärken.

Dabei gelten folgende erleichternde Regeln:

Bei Spenden bis 300 € reicht ein einfacher Nachweis (z. B. Kontoauszug). Eine formelle Zuwendungsbestätigung ist nicht nötig.
Gemeinnützige Vereine dürfen Spendenbescheinigungen ausstellen. Dies bedeutet einen steuerlichen Vorteil für die Spender und somit eine höhere Attraktivität für Sponsoren.

Zu beachten: Eine hohe Spende ist und bleibt zwar steuerfrei, verändert aber unter Umständen den Vereinsstatus und bringt daher steuerlich und organisatorisch Konsequenzen mit sich. Was gibt es zu berücksichtigen?

Wichtig ist, dass der Verein die Mittel satzungsgemäß (also für die gemeinnützigen Zwecke laut Satzung) verwendet. Dann macht auch eine Millionenspende aus einem gemeinnützigen Verein keine Kapitalgesellschaft.
Wenn der Verein das Geld zweckwidrig einsetzt (z. B. an Mitglieder ausschüttet oder in nicht gemeinnützige Aktivitäten steckt), kann die Gemeinnützigkeit mit entsprechenden steuerlichen Folgen verloren gehen.
Eine sehr hohe Spende kann das Finanzamt neugierig machen. Dann wird der Verein möglicherweise aufgefordert, eine (außerordentliche) Steuererklärung einzureichen.
Das Finanzamt will prüfen, ob die Mittel korrekt verwendet werden, und den Verein auffordern, eine Körperschaftsteuererklärung mit Tätigkeitsbericht vorzulegen.

Fazit: Der Verein muss eine saubere Buchführung vorlegen können, die zeigt, woher das Geld kommt und wofür es ausgegeben bzw. zurückgelegt wird. Zweckgebundene Rücklagen sind ein gutes Instrument, um das Geld nicht sofort „auszugeben“, sondern über mehrere Jahre sinnvoll einzusetzen.

Eine Steuererklärungspflicht entsteht also nicht automatisch durch die Spende, sondern nur, wenn das Finanzamt eine Abgabe verlangt.

Ähnlich vorteilhafte Regelungen fallen beim Thema „Erbe“ an. Natürliche Personen oder auch Unternehmen müssen im Falle einer Erbschaft Erbschaftssteuer zahlen.

Für gemeinnützige Vereine (§ 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG i. V. m. § 13 Abs. 1 Nr. 16b ErbStG) gilt eine vollständige Steuerbefreiung. Das heißt: Gemeinnützige Vereine müssen keine Erbschaftsteuer zahlen, egal wie hoch der Betrag ist.

Beispiel: Ein Mitglied vererbt seinem Sportverein 500.000 €.

Privatpersonen müssten (je nach Steuerklasse) evtl. >100.000 € Erbschaftsteuer zahlen.
Der gemeinnützige Verein bekommt das gesamte Erbe steuerfrei.

Die formalen Voraussetzungen sind hierbei identisch zu denen der Spende (-> Gemeinnützigkeit -> satzungsgemäße Verwendung -> Nachweispflicht).

Anders als bei der Spende muss der Verein innerhalb von 3 Monaten nach Kenntnis des Erbfalls diesen anzeigen (§ 30 ErbStG) – auch wenn keine Steuer anfällt. Zuständig ist das Erbschaftsteuerfinanzamt am letzten Wohnsitz des Erblassers.

Spenden und Erbschaften bilden ähnlich wie echte Zuschüsse das finanzielle Rückgrat vieler Vereine. Steuerlich gesehen sind hier die Gemeinnützigkeit und die satzungsgemäße Verwendung der Mittel besonders wichtig. Lassen Sie sich im Falle einer Erbschaft oder einer großen Spende unbedingt beraten – damit sich der Geldsegen am Ende nicht sogar schädlich auf den Verein auswirkt.

Häufige Fehler bei der Steuererklärung für Vereine - und wie sie sich vermeiden lassen

Werfen wir abschließend einen kurzen Blick auf die häufigsten Fehler und Fallstricke, die sich bei Vereinen und ihren Steuererklärungen einschleichen können.

Mischung von Bereichen ohne Dokumentation: Der ideelle Bereich, die Vermögensverwaltung, der Zweckbetrieb und der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb werden buchhalterisch nicht sauber getrennt.
- Führen Sie im Bedarfsfall getrennte Unterkonten in die Buchhaltung für den ideellen Bereich, den Zweckbetrieb, die Vermögensverwaltung und den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb ein.
Fehlende Belege/lückenhafte Kassenführung: Sind Kassenbuch, Quittungen und Rechnungen nicht ordentlich geführt, kann es bei einer Überprüfung Probleme bis hin zu Nachversteuerungen geben.
- - Belege sollten mindestens 10 Jahre archiviert werden. Je nach Dokumenttyp gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Wenn in früheren Zeiten Kassenbelege für Ausgaben und Einnahmen in Dosen und Vasen aufbewahrt wurden, wird heute idealerweise gescannt und digital unterstützt.
Spenden falsch quittiert: Formvorschriften für Zuwendungsbestätigungen sollten unbedingt beachtet werden.
- Halten Sie sich insbesondere bei höheren Spendenaufkommen oder vor geplanten Spendenaktionen über die aktuellen Vorschriften auf dem Laufenden.
Fristen versäumt: Wenn der Verein zur Abgabe von Tätigkeitsbericht und Steuererklärung aufgefordert wurde und die Frist verstreichen lässt, drohen im schlimmsten Fall Zwangsgeld oder Steuerschätzung sowie Verspätungszuschläge.
- Prüfen Sie Ihre Termine und Fristen und beauftragen Sie bei Bedarf einen Steuerberater.
Keine steuerliche Prüfung bei neuen Aktivitäten: Eine falsche Einschätzung von Einnahmen durch Sponsoring oder Wirtschaftsbetrieb kann zu unerwarteten Steuerlasten führen.
- Klären Sie die steuerlichen Folgen vorab mit dem Finanzamt oder dem Steuerberater. Prävention ist auf jeden Fall einfacher und günstiger als Nachversteuerung.

Auch bei kleinen Vereinen ist es also sinnvoll, ein Kassen- bzw. Finanz-Team einzusetzen, das für Buchführung und Steuerfragen zuständig ist.

Unsere Empfehlung zum Thema Fristen, Pflichten und der Steuererklärung von Vereinen lassen sich recht einfach zusammenfassen: In kleinen gemeinnützigen Vereinen ohne steuerpflichtige Einnahmen wickeln Kassierer und Vorstand die Finanz- und Steuerangelegenheiten in der Regel problemlos selber ab.

Sind Sie aber ein aktiver, stark wachsender Verein mit einem ideenreichen Vorstand und großen Plänen, lassen Sie sich unbedingt fachlich beraten. Eine einmal aberkannte Gemeinnützigkeit oder eine große Nachversteuerung kann den Verein in ernsthafte Schwierigkeiten bringen.

Ich helfe Ihnen gerne bei allen Fragen zum Vereinssteuerrecht! Sprechen Sie mich an.